Come Preparare il Tuo Interprete per un Evento Successo

Un evento interpretato di successo è una partnership. Un interprete apporta competenza linguistica e tecnica professionale, il committente possiede qualcosa di altrettanto prezioso: informazioni sulla azienda, i suoi obiettivi e sul contesto in cui si muove, che rendono la comunicazione significativa.

Il tempo investito nella preparazione influisce direttamente sulla qualità dell’interpretazione. Ecco come preparare un interprete al successo.

Perché la Preparazione È Importante

Quando vengono condivise informazioni adeguate prima di un evento, si ottine un’interpretazione con:

• Maggiore accuratezza: L’interprete può ricercare la terminologia, comprendere il contesto del settore e anticipare i potenziali problemi
• Flusso più fluido: Meno pause per chiarimenti, meno interruzioni all’incontro
• Risultati migliori: Il messaggio viene ricevuto come previsto, mantenendo le sue sfumature
• Risparmio di tempo: Un’interpretazione preparata è un’interpretazione più veloce

La differenza tra un interprete ben preparanto e uno impreparato è immediatamente percepibile. Il pubblico lo nota, anche se non riesce ad articolare il perché.

La Tempistica Ideale

Per incarichi complessi, conferenze tecniche, negoziazioni ad alto rischio o eventi di settori specializzati è consigliabile fornire il materiale almeno due settimane in anticipo. Questo permette di:

• Ricercare terminologia specialistica
• Costruire glossari specializzati
• Studiare le aziende coivolte e il settore, approfonditamente
• Chiarire domande e dubbi prima dell’evento

Per riunioni più semplici, una settimana è solitamente sufficiente. Tuttavia, più complesso è l’argomento, più la preparazione è fondamentale.

Cosa succede quando si lavora con poco preavviso? L’interprete può comunque fornire un’interpretazione professionale, ma lo si sta pagando per le sue abilità e nonper il suo pieno potenziale. Gli incarichi affidati all’ultimo minuto limitano la capacità di ricercare il contesto specifico e di prepararsi, e l’interpretazione, sebbene competente, non raggiungerà lo stesso livello di precisione.

Cosa Condividere con il Tuo Interprete

Documenti e materiali:

• Agenda e programma dell’evento
• Slide delle presentazioni (anche in bozza)
• Qualsiasi documento che sarà discusso o citato
• Verbali di riunioni precedenti, se rilevanti
• Contratti, specifiche tecniche o report che verranno discussi

Informazioni contestuali:

• Panoramica aziendale
• Informazioni su prodotti o servizi rilevanti all’incontro
• Chi sono i vostri clienti e quali sfide si trovano ad affrontare
• Notizie recenti o sviluppi significativi nella vostra organizzazione

Terminologia:

• Glossari di termini usati in azienda
• Acronimi e loro significati completi
• Gergo specifico del settore
• Eventuali termini che si desidea vengano tradotti in un modo particolare

Non preoccuparti di fornire troppo materiale. Preferisco avere troppe informazioni rispetto a troppo poche. Starà a me identificare cosa è più rilevante e concentrerò la mia preparazione di conseguenza.

La Conversazione di Briefing

Oltre ai documenti, una breve conversazione prima dell’evento è inestimabile. Tipicamente chiedo:

Scopo e obiettivi dell’incontro Cosa si vuole ottenere? Un contratto firmato? Costruzione di relazioni? Condivisione di informazioni? Comprendere gli obiettivi dell’incontro mi aiuta a enfatizzare gli elementi giusti.

Partecipanti Chi sarà presente, i loro ruoli e le loro relazioni reciproche. Ci sono dinamiche di cui dovrei essere consapevole?

Argomenti da trattare I punti chiave che si intende affrontare ed eventuali argomenti che potrebbero emergere inaspettatamente.

Aree sensibili Ci sono argomenti da gestire con delicatezza? Considerazioni culturali? Punti di potenziale disaccordo?

Livello di formalità Alcuni incontri richiedono un registro formale, altri calore conversazionale. Conoscere le tue aspettative mi aiuta ad adeguare il tono.

Logistica Pratica

Sede e allestimento Per eventi in presenza, ho bisogno di sapere dove andare, parcheggio o modalità di accesso, e disposizione della sala. Per interpretazione remota, requisiti tecnici e dettagli della piattaforma.

Attrezzatura Saranno fornite cabine e attrezzatura per l’interpretazione? Per l’interpretazione consecutiva, ci sono microfoni? Per sessioni remote, quale piattaforma useremo?

Ordine degli interventi Chi parla e quando? Ci saranno sessioni di domande e risposte? Come devo gestire più oratori o interruzioni?

Pause L’interpretazione è cognitivamente impegnativa. Per sessioni più lunghe di 90 minuti, le pause programmate aiutano a mantenere la qualità della traduzione. Per eventi di un’intera giornata, lavorare con un collega permette di alternarci e restare concentrati.

Durante l’Incontro

Il giorno stesso, alcuni semplici accorgimenti fanno una differenza significativa:

Ritmo del parlato: La normale velocità conversazionale va bene, ma va evitato di parlare a raffica. Tra i punti chiave è preferibile fare delle pause più lunghe.

Chiarezza: È bene parlare per venire compresi. Formulare frasi complete aiuta rispetto a parlare in modo frammentato. Se l’oratore usa appunti, è bene che non li legga alla lettera e ad alta velocità.

Materiali visivi: Se ci si avvale di slide o documenti, è bene permettere al pubblico (e all’interprete) di avere un momento per leggere prima di continuare a parlare.

Domande: È bene rivolgere le domande all’altra parte, non all’interprete. “Chiedi se…” diventa una dinamica scomoda. È meglio porre semplicemente la domanda al destinatario e attendere la traduzione perché questa venga compresa.

Presentare l’interprete: Con una breve presentazione iniziale, il ruolo dell’interprete può essere facilmente chiarito e questo aiuta tutti a sentirsi a proprio agio.

Dopo l’Incontro

Il feedback è sempre benvenuto. Se qualcosa ha funzionato particolarmente bene, o se c’è qualcosa che si sarebbe potuto gestire diversamente la prossima volta, è bene farmelo sapere. Questo mi aiuta a perfezionare il mio approccio per incarichi futuri insieme.

Per i clienti con cui lavoro regolarmente, mantengo glossari e materiali di riferimento che si espandono nel tempo. Ogni incarico gode dell’esperienza acquisita durante l’incontro precedente, e la qualità dell’interpretazione si affina.

Checklist di Preparazione

2+ settimane prima:

• Prenota il tuo interprete
• Condividi l’agenda e lo scopo dell’incontro
• Fornisci background aziendale e/o del prodotto

10 gg/1 settimana prima:

• Invia slide delle presentazioni e documenti
• Fornisci l’elenco dei partecipanti
• Spiega gergo interno e acronimi
• Segnala argomenti sensibili o considerazioni culturali

Giorno prima:

• Conferma logistica e orari
• Condividi eventuali materiali finali o aggiornamenti
• Rispondi alle ultime domande

Il giorno stesso:

• Presenta l’interprete ai partecipanti
• Controlla che l’attrezzatura funzioni
• Rivedi ordine degli interventi e programma delle pause

Renderlo Facile

Capisco che incontri ed eventi impegnino molto e che la preparazione dell’interprete può sembrare un’altra incomenza che si aggiunge ad una lunga lista. Ma la realtà è che anche una preparazione solo parziale aiuta molto. Una telefonata di 15 minuti e alcuni documenti chiave fanno una differenza notevole.

Se non sei sicuro di quali materiali sarebbero più utili, chiedi pure. Posso indicarti esattamente cosa mi aiuterebbe a seconda del tuo specifico evento.

L’obiettivo è semplice: il tuo messaggio, trasmesso con precisione e carico di tutte le sue sfumature, in una lingua che il tuo pubblico comprende pienamente. Una migliore preparazione porterà a un migliore risultato.

Pronto a discutere il tuo prossimo evento interpretato? Contattami.

Vuoi capire cosa fa l’interprete con i materiali che fornisci? Leggi l’articolo correlato: Perché la Preparazione È Fondamentale: Dietro le Quinte dell’Interpretariato Professionale.

Scopri di più sui miei servizi di interpretariato simultaneo, consecutivo, trattativa e chuchotage, o esplora i diversi tipi di interpretariato per trovare quello giusto per il tuo evento.